Rejestrowane doręczenia elektroniczne to cyfrowe listy ZPO

Czynności procesowe muszą być udokumentowane

Dlaczego pisma procesowe są doręczane pocztą w formie listów poleconych, ZPO bądź osobiście w czasach kiedy praktycznie wszystko można załatwić on-line? Tradycyjne doręczenia zapewniają pewność dowodową podczas postępowania.

Pewność dowodowa tradycyjnych doręczeń

  • Wykonywane przez zaufany podmiot
  • Weryfikowana tożsamości osoby odbierającej przesyłkę
  • Wystawiane są potwierdzenia nadania i odbioru przesyłki
  • Domniemanie doręczenia

Anonimowość w internecie sprawia trudność jednoznacznej identyfikacji osób i ich działań w cyfrowej rzeczywistości a w przypadku formalnych doręczeń chodzi o to, aby cały proces był udokumentowany i odbywał się między zidentyfikowanymi osobami.


Rozporządzenie eIDAS jest odpowiedzią na potrzeby prawnie skutecznej  weryfikacji faktów w obrocie cyfrowym

Rozporządzenie eIDAS powstało, aby wzbudzić zaufanie do transakcji elektronicznych między osobami fizycznymi, organizacjami i podmiotami rządowymi w europejskich państwach członkowskich. eIDAS wprowadza reguły dotyczące identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w celu uproszczenia i standaryzacji cyfrowych identyfikatorów i podpisów w całej Europie.

Twórcy eIDAS sięgnęli po ideę listów polecających, które budowały wiarygodność osoby, która się nimi posługiwała bazując na reputacji osoby, która te listy wystawiała. W świecie eIDAS taki współczesny list polecający to tzw. certyfikat elektroniczny wystawiany w formie specjalnego pliku. Plik, tak jak list polecający, zawiera informacje o podmiocie, który wystawił certyfikat, podmiocie, który certyfikat otrzymał oraz wskazuje czego dany certyfikat dotyczy. Podmiot, który wystawia certyfikat, w nomenklaturze rozporządzenia, nazywa się „Dostawcą Usługi Zaufania” [DUZ]. Taki dostawca usługi zaufania jest zawsze wpisany do rejestru prowadzonego odrębnie dla każdego państwa Unii Europejskiej. Każdy dostawca usług zaufania prowadzi rejestr certyfikatów, które on wystawił.

Usługi zaufania

  • Ustandaryzowana procedura potwierdzania faktów
  • Fakty potwierdzone przez niezależny zewnętrzny podmiot – Dostawcę Usług Zaufania DUZ
  • Podmiot, aby dokonywać potwierdzeń sam musi przejść ustandaryzowaną procedurę weryfikacji DUZ

Rejestrowane e-doręczenia to cyfrowy odpowiednik listów ZPO

Usługa zaufania rejestrowanego doręczenia elektronicznego umożliwia przesłanie danych między zidentyfikowanymi stronami trzecimi drogą elektroniczną i zapewnia dowody związane z posługiwaniem się przesyłanymi danymi, w tym dowód wysłania i otrzymania danych. Przesyłane dane są chronione przed ryzykiem utraty, kradzieży, uszkodzenia lub jakiejkolwiek nieuprawnionej zmiany.

Usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego może być wykonywana jako usługa zwykła i usługa kwalifikowana. Usługa kwalifikowana, oprócz wyżej wskazanych wymogów, musi przejść audyt. Audyt musi zostać wykonany przez licencjonowanego audytora.

Jak obsługiwane są rejestrowane doręczenia elektroniczne?

Uruchomienie skrzynki - uruchomienie skrzynki odbywa się po jednoznacznym zweryfikowaniu tożsamości osoby, dla której skrzynka jest otwierana. Tożsamość jest ustalana przez dostawcę tożsamości np. Login.gov.pl.

Dostęp do skrzynki - każdorazowy dostęp do skrzynki wymaga silnego uwierzytelnienia dwuskładnikowego.

Wysyłanie pisma - na podstawie zawartości przesyłki wyliczana jest suma kontrolna, która obok danych adresowych wpisywana jest w rejestrze wysyłki. Wpis w rejestrze jest pieczętowany znacznikiem czasu, który działa jak pieczęć lakowa, to znaczy, że każda próba zmiany wpisu w rejestrze doprowadzi do złamania pieczęci.

Transmisja pisma - pismo jest przekazywane pomiędzy skrzynkami użytkowników w postaci zaszyfrowanej.

Odbieranie pisma - osoba odbierająca pismo jest zidentyfikowana co do tożsamości. Na etapie odbierania pisma ponownie wyliczana jest suma kontrolna, aby sprawdzić, czy przesyłka została przekazana w stanie nienaruszonym. Informacja o weryfikacji sumy kontrolnej, dane odbierającego oraz czas odebrania przesyłki wpisywane są do rejestru i pieczętowane znacznikiem czasu. I znowu znacznik czasu działa jak pieczęć lakowa i chroni wpis w rejestrze.

Dowody doręczenia - wpis w rejestrze jest podstawą do wystawienia dowodów doręczenia przesyłki.

Wymogi usług rejestrowanych e-doręczeń

  • Są świadczone przez co najmniej jednego dostawcę usług zaufania
  • Zapewniają identyfikację nadawcy przed wysyłką i adresata przed dostarczeniem danych
  • Wysyłanie i otrzymywanie danych jest zabezpieczone zaawansowanym podpisem elektronicznym lub zaawansowaną pieczęcią elektroniczną, by wykluczyć możliwość niewykrywalnej zmiany danych
  • Przesyłka jest sprawdzana pod względem zmiany danych
  • Ewentualna zmiana danych przesyłki jest wyraźnie wskazana nadawcy i odbiorcy
  • Data i czas wysłania i otrzymania są wskazane elektronicznymi znacznikami czasu i potwierdzeniami nadania i odbioru

Poprawne pismo elektroniczne

Korzystając z rejestrowanych elektronicznych doręczeń prawnicy spełniają wymóg poprawnych dokumentów elektronicznych, które muszą być utworzone, podpisane przez podpis kwalifikowany lub zaawansowany lub opatrzone pieczęcią elektroniczną i dostarczone do adresata w sposób elektroniczny.


Rewolucja w doręczeniach- powszechne i domyślne doręczenia elektroniczne w Polsce

Na bazie wytycznych rozporządzenia eIDAS, ustawa o e-doręczeniach wprowadza powszechne stosowanie skrzynek do doręczeń elektronicznych z zasadą domyślnego doręczenia elektronicznego pism od podmiotów publicznych.


Ustawa o doręczeniach elektronicznych

  • Powszechność e-doręczeń
  • Doręczenia na skrzynkę doręczeniową mają taki skutek jak doręczenia wykonane listem poleconym lub listem ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO)
  • Domyślne doręczenia elektroniczne pism od podmiotów publicznych do podmiotów mających skrzynki do e-doręczeń
  • Obowiązkowe posiadanie skrzynki przez członków korporacji prawniczych, podmioty publiczne, podmioty wpisane do KRS i CEIDG
  • Otwieranie skrzynek do e-doręczeń dla wymienionych podmiotów z urzędu
  • Skrzynki elektroniczne prowadzi tzw. operator wyznaczony, którym do roku 2025 jest Poczta Polska
  • Możliwość wyboru dostawcy usługi kwalifikowanego rejestrowanego doręczenia elektronicznego
  • Podmiot, który zdecyduje się zmienić operatora, u którego prowadzona jest jego skrzynka może przeprowadzić tę zmianę z jednoczesnym zachowaniem dotychczasowego adresu skrzynki – analogicznie do zmiany operatora w telefonii komórkowej
  • Niezależnie od samych skrzynek prowadzona jest baza adresów skrzynek elektronicznych. Bazę prowadzi Minister ds. Cyfryzacji.
  • Ujednolicona i uniwersalna infrastruktura techniczna dot. identyfikacji, usług zaufania i podpisów elektronicznych z eIDAS co daje możliwość utworzenia jednej skrzynki do komunikacji z podmiotami publicznymi i niepublicznymi w reżimie rejestrowanych doręczeń elektronicznych


Wejście w życie ustawy o doręczeniach elektronicznych

Podstawową datą wejścia w życie jest 1 lipca 2021. 21 października 2021 zostanie wprowadzony obowiązek posiadania skrzynki do elektronicznych doręczeń przez podmioty wpisane do KRS oraz członków korporacji prawniczych, doradców podatkowych, rzeczników patentowych. Art. 155 odracza obowiązek stosowania elektronicznego doręczenia korespondencji dla niektórych podmiotów.

Data od której organ jest zobowiązany do doręczenia elektronicznego
Organy administracji rządowej
01.10.2021
Typ organu
Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki
01.01.2024
Sądy i trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna
01.10.2029
Co w praktyce oznacza dla prawników uchwalenie ustawy o elektronicznych doręczeniach?
Od października 2021 roku, wszystkim wykonującym zawód członkom korporacji prawniczych zostaną założone skrzynki do elektronicznych doręczeń, czyli narzędzie do elektronicznego wysyłania i odbierania korespondencji formalnej. Jednak na podstawie art. 155 elektroniczne doręczanie do sądów może zostać umożliwione dopiero w 2029 roku.

Co zrobić, aby uruchomić e-doręczenia do sądów szybciej?

Instytucja elektronicznego doręczania pism pomiędzy petentami a sądami jest od dawna obecna zarówno w przepisach proceduralnych jak i przepisach materialno-prawnych.

Rok od którego obowiązują
Art. 65 PPSA
od 2002 roku
Art. 132 §3 KPK
od 2003 roku
Art. 3a ORD
od 2004 roku
Art. 39 [1] KPA
od 2005 roku
Art. 131 [1] KPC
od 2010 roku
Przepisy
Rozporządzenie eIDAS
od 2016 roku


Pomimo istniejących prawnych podstawy do uruchomienia elektronicznych doręczeń w praktyce one nie działają. Sądy nie są przygotowane do obsługi elektronicznej korespondencji, gdyż do tej pory nie wdrożono usługi rejestrowanych doręczeń elektronicznych. Samo uruchomienie skrzynki do e-doręczeń nie wystarczy. Potrzebne są narzędzia do elektronicznego zarządzania dokumentami oraz elektroniczne prowadzenie akt. Dotychczas takich aplikacji w sądach również nie zainstalowano.


Najlepszą drogą do przyspieszenia wdrożenia e-doręczeń do sądów jest pokazanie, że rejestrowane doręczenia elektroniczne ułatwiają wymianę pismo procesowych już w wymiarze między pełnomocnikami. E-doręczenia między pełnomocnikami są zgodne z obowiązującym prawem i można je uruchomić już dziś.


KPC

Art. 125 zezwala na doręczenie pism do sądu za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, pod warunkiem spełnienia wymogów eIDAS.

Art. 132 umożliwia stronom wymianę pism procesowych w sposób elektroniczny pomiędzy pełnomocnikami, pod warunkiem podpisania oświadczenia ze zgodą na doręczenia elektroniczne w sprawie. W Nocie obsługa oświadczeń jest zintegrowana. Jest to kolejne ułatwienie, dające pewność wymiany pism procesowych zgodnie z prawem.


eIDAS

Nota obsługuje e-doręczenia zgodnie z wytycznymi eIDAS. Art. 43 ust. 1 dopuszcza rejestrowane doręczenie elektroniczne, jako formę wymiany danych i doręczenia dowodu w postępowaniu sądowym.

Nota spełnia wymogi art. 43 ust. 2, który wymienia przesłanki skutecznego prawnie e-doręczenia.




Dlaczego e-mail nie powinien być wykorzystywany do e-doręczeń?
Usługi e-mail ze względu na swoją infrastrukturę i uwarunkowania prawne nie są w stanie w sposób bezpieczny i zapewniający pewność dowodową obsłużyć elektronicznej wymiany pism procesowych. Do obsługi takich czynności powstały rejestrowane doręczenia elektroniczne, które jako jedyne spełniają wymogi technicznie i prawne elektronicznej wymiany pism w postępowaniu procesowym, dając pewność dowodową.

Jedynym poprawnym sposobem elektronicznego doręczania pism procesowych są rejestrowane doręczenia elektroniczne obsługiwane zgodnie z wytycznymi wynikającym z art. 3 pkt 36 oraz art. 44 rozporządzenia eIDAS.

Dlaczego e-mail nie powinien być stosowany w formalnych doręczeniach

  • Brak podstaw prawnych do uznania e-maila za prawnie skuteczną formę e-Doręczenia
  • Brak weryfikacji tożsamości osoby przez zaufany podmiot podczas zakładania skrzynki e-mail (adam.nowak@zaufanyawokat.pl nie musi być adresem adwokata Adama Nowaka)
  • Brak identyfikacji stron przed wysłaniem/odbiorem
  • Brak opatrywania przesyłki podpisem zaawansowanym lub pieczęcią zaawansowaną przez dostawcę usługi
  • Brak indywidualnych kwalifikowanych znaczników czasu dla przesyłek
  • Brak sprawdzania integralności przesyłki
  • Brak  gwarancji daty nadania i daty otrzymania przesyłki
  • Brak możliwości wprowadzenia 14 dniowej fikcji doręczenia
  • Umieszczenie przez aut. Filtry formalnej korespondencji w spamie
  • Brak potwierdzeń nadania i odbioru (Wydruki ze skrzynki e-mail jako dowody doręczenia można zmanipulować, gdyż nie są potwierdzone przez kwalifikowane znaczniki czasu)
  • Brak zapewnienia prywatności danych w tym danych osobowych zawartych w pismach przez skanowanie zawartości e-maili przez dużych dostawców usług np. G-mail co narusza zasadę tajemnicy adwokackiej
  • Nie spełnia RODO
  • Składowanie danych w bazach danych poza terenami UE
  • e-mail nie jest dostarczany przez dostawcę usług zaufania
  • Brak możliwości podpisania pisma i załączników podpisem kwalifiowanym lub zaawansowanym
  • Ograniczenia co do wielkości przesyłek


Porównanie form doręczeń pism procesowych

Nota została stworzona od podstaw jako dedykowany system do obsługi rejestrowanych e-doręczeń pism procesowych. Dzięki temu Nota oferuje zalety zarówno tradycyjnej poczty jak i e-maili, pozbywając się ich wad.
email
Nota
Poczta Polska
Prawnie wiążące e-doręczenia pism procesowych zgodne z eIDAS, KPC i RODO
-
-
Usługa wpisana do rejestru usług zaufania
-
-
Zintegrowane, prawnie wiążące podpisywanie pism i załączników podpisem kwalifikowanym lub zaawansowanym
-
-
Wysyłka elektronicznych załączników
-
Wysyłka zbiorcza
-
Niepodważalne potwierdzenia wysłania i odebrania
-
Zachowana fikcja doręczenia
-
Zweryfikowani i zidentyfikowani nadawcy i adresaci
-
Pełne bezpieczeństwo i prywatność danych dzięki pełnemu szyfrowaniu od użytkownika do użytkownika
-
-
Sprawdzanie integralności przesyłki
-
-
Wykorzystywanie indywidualnych, kwalifikowanych znaczników czasu oraz podpisu elektronicznego do zabezpieczania przesyłek
-
-
Zintegrowana walidacja złożonych podpisów elektronicznych
-
-
Brak spamu
-
-
Automatyczne porządkowanie przesyłek w sprawach
-
-
Planowana wysyłka pism
-
-
Dostęp zdalny 24/7
-
Czynności procesowe muszą być udokumentowane

Dlaczego pisma procesowe są doręczane pocztą w formie listów poleconych, ZPO bądź osobiście w czasach kiedy praktycznie wszystko można załatwić on-line? Tradycyjne doręczenia zapewniają pewność dowodową podczas postępowania.

Pewność dowodowa tradycyjnych doręczeń

  • Wykonywane przez zaufany podmiot
  • Weryfikowana tożsamości osoby odbierającej przesyłkę
  • Wystawiane są potwierdzenia nadania i odbioru przesyłki
  • Domniemanie doręczenia

Anonimowość w internecie sprawia trudność jednoznacznej identyfikacji osób i ich działań w cyfrowej rzeczywistości a w przypadku formalnych doręczeń chodzi o to, aby cały proces był udokumentowany i odbywał się między zidentyfikowanymi osobami.


Rozporządzenie eIDAS jest odpowiedzią na potrzeby prawnie skutecznej  weryfikacji faktów w obrocie cyfrowym

Rozporządzenie eIDAS powstało, aby wzbudzić zaufanie do transakcji elektronicznych między osobami fizycznymi, organizacjami i podmiotami rządowymi w europejskich państwach członkowskich. eIDAS wprowadza reguły dotyczące identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w celu uproszczenia i standaryzacji cyfrowych identyfikatorów i podpisów w całej Europie.

Twórcy eIDAS sięgnęli po ideę listów polecających, które budowały wiarygodność osoby, która się nimi posługiwała bazując na reputacji osoby, która te listy wystawiała. W świecie eIDAS taki współczesny list polecający to tzw. certyfikat elektroniczny wystawiany w formie specjalnego pliku. Plik, tak jak list polecający, zawiera informację o podmiocie, który wystawił certyfikat, podmiocie, który certyfikat otrzymał oraz wskazuje czego dany certyfikat dotyczy. Podmiot, który wystawia certyfikat, w nomenklaturze rozporządzenia, nazywa się „Dostawcą Usługi Zaufania” [DUZ]. Taki dostawca usługi zaufania jest zawsze wpisany do rejestru prowadzonego odrębnie dla każdego państwa Unii Europejskiej. Każdy dostawca usług zaufania prowadzi rejestr certyfikatów, które on wystawił.

Usługi zaufania

  • Ustandaryzowana procedura potwierdzania faktów
  • Fakty potwierdzone przez niezależny zewnętrzny podmiot – Dostawcę Usług Zaufania DUZ
  • Podmiot, aby dokonywać potwierdzeń sam musi przejść ustandaryzowaną procedurę weryfikacji DUZ

Rejestrowane e-doręczenia to cyfrowy odpowiednik listów ZPO

Usługa zaufania rejestrowanego doręczenia elektronicznego umożliwia przesłanie danych między zidentyfikowanymi stronami trzecimi drogą elektroniczną i zapewnia dowody związane z posługiwaniem się przesyłanymi danymi, w tym dowód wysłania i otrzymania danych. Przesyłane dane są chronione przed ryzykiem utraty, kradzieży, uszkodzenia lub jakiejkolwiek nieuprawnionej zmiany.

Usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego może być wykonywana jako usługa zwykła i usługa kwalifikowana. Usługa kwalifikowana, oprócz wyżej wskazanych wymogów, musi przejść audyt. Audyt musi zostać wykonany przez licencjonowanego audytora.

Jak obsługiwane są rejestrowane doręczenia elektroniczne?

Uruchomienie skrzynki - uruchomienie skrzynki odbywa się po jednoznacznym zweryfikowaniu tożsamości osoby, dla której skrzynka jest otwierana. Tożsamość jest ustalana przez dostawcę tożsamości np. Login.gov.pl.

Dostęp do skrzynki - każdorazowy dostęp do skrzynki wymaga silnego uwierzytelnienia dwuskładnikowego.

Wysyłanie pisma - na podstawie zawartości przesyłki wyliczana jest suma kontrolna, która obok danych adresowych wpisywana jest w rejestrze wysyłki. Wpis w rejestrze jest pieczętowany znacznikiem czasu, który działa jak pieczęć lakowa, to znaczy, że każda próba zmiany wpisu w rejestrze doprowadzi do złamania pieczęci.

Transmisja pisma - pismo jest przekazywane pomiędzy skrzynkami użytkowników w postaci zaszyfrowanej.

Odbieranie pisma - osoba odbierająca pismo jest zidentyfikowana co do tożsamości. Na etapie odbierania pisma ponownie wyliczana jest suma kontrolna, aby sprawdzić, czy przesyłka została przekazana w stanie nienaruszonym. Informacja o weryfikacji sumy kontrolnej, dane odbierającego oraz czas odebrania przesyłki wpisywane są do rejestru i pieczętowane znacznikiem czasu. I znowu znacznik czasu działa jak pieczęć lakowa i chroni wpis w rejestrze.

Dowody doręczenia - wpis w rejestrze jest podstawą do wystawienia dowodów doręczenia przesyłki.

Wymogi usług rejestrowanych e-doręczeń

  • Są świadczone przez co najmniej jednego dostawcę usług zaufania
  • Zapewniają identyfikację nadawcy przed wysyłką i adresata przed dostarczeniem danych
  • Wysyłanie i otrzymywanie danych jest zabezpieczone zaawansowanym podpisem elektronicznym lub zaawansowaną pieczęcią elektroniczną, by wykluczyć możliwość niewykrywalnej zmiany danych
  • Przesyłka jest sprawdzana pod względem zmiany danych
  • Ewentualna zmiana danych przesyłki jest wyraźnie wskazana nadawcy i odbiorcy
  • Data i czas wysłania i otrzymania są wskazane elektronicznymi znacznikami czasu i potwierdzeniami nadania i odbioru

Poprawne pismo elektroniczne

Korzystając z rejestrowanych elektronicznych doręczeń prawnicy spełniają wymóg poprawnych dokumentów elektronicznych, które muszą być utworzone, podpisane przez podpis kwalifikowany lub zaawansowany lub opatrzone pieczęcią elektroniczną i dostarczone do adresata w sposób elektroniczny.


Rewolucja w doręczeniach- powszechne i domyślne doręczenia elektroniczne w Polsce

Na bazie wytycznych rozporządzenia eIDAS, ustawa o e-doręczeniach wprowadza powszechne stosowanie skrzynek do doręczeń elektronicznych z zasadą domyślnego doręczenia elektronicznego pism od podmiotów publicznych.


Ustawa o doręczeniach elektronicznych

  • Powszechność e-doręczeń
  • Doręczenia na skrzynkę doręczeniową mają taki skutek jak doręczenia wykonane listem poleconym lub listem za zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO)
  • Domyślne doręczenia elektroniczne pism od podmiotów publicznych do podmiotów mających skrzynki do e-doręczeń
  • Obowiązkowe posiadanie skrzynki przez członków korporacji prawniczych, podmioty publiczne, podmioty wpisane do KRS i CEIDG
  • Otwieranie skrzynek do e-doręczeń dla wymienionych podmiotów z urzędu
  • Skrzynki elektroniczne prowadzi tzw. operator wyznaczony, którym do roku 2025 jest Poczta Polska
  • Możliwość wyboru dostawcy usługi kwalifikowanego rejestrowanego doręczenia elektronicznego
  • Podmiot, który zdecyduje się zmienić operatora, u którego prowadzona jest jego skrzynka może przeprowadzić tę zmianę z jednoczesnym zachowaniem dotychczasowego adresu skrzynki – analogicznie do zmiany operatora w telefonii komórkowej
  • Niezależnie od samych skrzynek prowadzona jest baza adresów skrzynek elektronicznych. Bazę prowadzi Minister ds. Cyfryzacji.
  • Ujednolicona i uniwersalna infrastruktura techniczna dot. identyfikacji, usług zaufania i podpisów elektronicznych z eIDAS co daje możliwość utworzenia jednej skrzynki do komunikacji z podmiotami publicznymi i niepublicznymi w reżimie rejestrowanych doręczeń elektronicznych


Wejście w życie ustawy o doręczeniach elektronicznych

Podstawową datą wejścia w życie jest 1 lipca 2021. 21 października 2021 zostanie wprowadzony obowiązek posiadania skrzynki do elektronicznych doręczeń przez podmioty wpisane do KRS oraz członków korporacji prawniczych, doradców podatkowych, rzeczników patentowych. Art. 155 odracza obowiązek stosowania elektronicznego doręczenia korespondencji dla niektórych podmiotów.

Data od której organ jest zobowiązany do doręczenia elektronicznego
Organy administracji rządowej
01.10.2021
Typ organu
Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki
01.01.2024
Sądy i trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna
01.10.2029
Co w praktyce oznacza dla prawników uchwalenie ustawy o elektronicznych doręczeniach?
Od października 2021 roku, wszystkim wykonującym zawód członkom korporacji prawniczych zostaną założone skrzynki do elektronicznych doręczeń, czyli narzędzie do elektronicznego wysyłania i odbierania korespondencji formalnej. Jednak na podstawie art. 155 elektroniczne doręczanie do sądów może zostać umożliwione dopiero w 2029 roku.

Co zrobić, aby uruchomić e-doręczenia do sądów szybciej?

Instytucja elektronicznego doręczania pism pomiędzy petentami a sądami jest od dawna obecna zarówno w przepisach proceduralnych jak i przepisach materialno-prawnych.

Rok od którego obowiązują
Art. 65 PPSA
od 2002 roku
Art. 132 §3 KPK
od 2003 roku
Art. 3a ORD
od 2004 roku
Art. 39 [1] KPA
od 2005 roku
Art. 131 [1] KPC
od 2010 roku
Przepisy
Rozporządzenie eIDAS
od 2016 roku


Pomimo istniejących prawnych podstawy do uruchomienia elektronicznych doręczeń w praktyce one nie działają. Sądy nie są przygotowane do obsługi elektronicznej korespondencji, gdyż do tej pory nie wdrożono usługi rejestrowanych doręczeń elektronicznych. Samo uruchomienie skrzynki do e-doręczeń nie wystarczy. Potrzebne są narzędzia do elektronicznego zarządzania dokumentami oraz elektroniczne prowadzenie akt. Dotychczas takich aplikacji w sądach również nie zainstalowano.


Najlepszą drogą do przyspieszenia wdrożenia e-doręczeń do sądów jest pokazanie, że rejestrowane doręczenia elektroniczne ułatwiają wymianę pismo procesowych już w wymiarze między pełnomocnikami. E-doręczenia między pełnomocnikami są zgodne z obowiązującym prawem i można je uruchomić już dziś.


KPC

Art. 125 zezwala na doręczenie pism do sądu za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, pod warunkiem spełnienia wymogów eIDAS.

Art. 132 umożliwia stronom wymianę pism procesowych w sposób elektroniczny pomiędzy pełnomocnikami, pod warunkiem podpisania oświadczenia ze zgodą na doręczenia elektroniczne w sprawie. W Nocie obsługa oświadczeń jest zintegrowana. Jest to kolejne ułatwienie, dające pewność wymiany pism procesowych zgodnie z prawem.


eIDAS

Nota obsługuje e-doręczenia zgodnie z wytycznymi eIDAS. Art. 43 ust. 1 dopuszcza rejestrowane doręczenie elektroniczne, jako formę wymiany danych i doręczenia dowodu w postępowaniu sądowym.

Nota spełnia wymogi art. 43 ust. 2, który wymienia przesłanki skutecznego prawnie e-doręczenia.




Dlaczego e-mail nie powinien być wykorzystywany do e-doręczeń?
Usługi e-mail ze względu na swoja infrastrukturę i uwarunkowania prawne nie są w stanie w sposób bezpieczny i zapewniający pewność dowodową obsłużyć elektronicznej wymiany pism procesowych. Do obsługi takich czynności powstały rejestrowane doręczenia elektroniczne, które jako jedyne spełniają wymogi technicznie i prawne elektronicznej wymiany pism w postępowaniu procesowym, dając pewność dowodową.

Jedynym poprawnym sposobem elektronicznego doręczania pism procesowych są rejestrowane doręczenia elektroniczne obsługiwane zgodnie z wytycznymi wynikającym z art. 3 pkt 36 oraz art. 44 rozporządzenia eIDAS.

Dlaczego e-mail nie powinien być stosowany w formalnych doręczeniach

  • Brak podstaw prawnych do uznania e-maila za prawnie skuteczną formę e-Doręczenia
  • Brak weryfikacji tożsamości osoby przez zaufany podmiot podczas zakładania skrzynki e-mail (adam.nowak@zaufanyawokat.pl nie musi być adresem adwokata Adama Nowaka)
  • Brak identyfikacji stron przed wysłaniem/odbiorem
  • Brak opatrywania przesyłki podpisem zaawansowanym lub pieczęcią zaawansowaną przez dostawcę usługi
  • Brak indywidualnych kwalifikowanych znaczników czasu dla przesyłek
  • Brak sprawdzania integralności przesyłki
  • Brak  gwarancji daty nadania i daty otrzymania przesyłki
  • Brak możliwości wprowadzenia 14 dniowej fikcji doręczenia
  • Umieszczenie przez aut. Filtry formalnej korespondencji w spamie
  • Brak potwierdzeń nadania i odbioru (Wydruki ze skrzynki e-mail jako dowody doręczenia można zmanipulować, gdyż nie są potwierdzone przez kwalifikowane znaczniki czasu)
  • Brak zapewnienia prywatności danych w tym danych osobowych zawartych w pismach przez skanowanie zawartości e-maili przez dużych dostawców usług np. G-mail co narusza zasadę tajemnicy adwokackiej
  • Nie spełnia RODO
  • Składowanie danych w bazach danych poza terenami UE
  • e-mail nie jest dostarczany przez dostawcę usług zaufania
  • Brak możliwości podpisania pisma i załączników podpisem kwalifiowanym lub zaawansowanym
  • Ograniczenia co do wielkości przesyłek


Porównanie form doręczeń pism procesowych

Nota została stworzona od podstaw jako dedykowany system do obsługi rejestrowanych e-doręczeń pism procesowych. Dzięki temu Nota oferuje zalety zarówno tradycyjnej poczty jak i e-maili, pozbywając się ich wad.
email
Nota
Poczta Polska
Prawnie wiążące e-doręczenia pism procesowych zgodne z eIDAS, KPC i RODO
-
-
Usługa wpisana do rejestru usług zaufania
-
-
Zintegrowane, prawnie wiążące podpisywanie pism i załączników podpisem kwalifikowanym lub zaawansowanym
-
-
Wysyłka elektronicznych załączników
-
Wysyłka zbiorcza
-
Pewność doręczenia z potwierdzeniem wysłania i odebrania
-
Zachowana fikcja doręczenia
-
Bezpieczeństwo i prywatność danych dzięki pełnemu szyfrowaniu od użytkownika do użytkownika
-
-
Brak spamu
-
-
Automatyczne porządkowanie przesyłek w sprawach
-
-
Planowana wysyłka pism
-
-
Zweryfikowani i pewni nadawcy i adresaci
-
Dostęp zdalny 24/7
-

Wypróbuj Notę bez podawania danych płatniczych

Wypróbuj bezpłatnie