Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych

4 Oświadczenia i zobowiązania Wydawnictwa Kwantum

1. Uwzględniając ryzyko naruszenia praw i wolności osób fizycznych oraz stan wiedzy technicznej, koszty wdrażania, zakres, charakter, kontekst oraz cele przetwarzania Danych Osobowych, Wydawnictwo Kwantum oświadcza, iż zgodnie z art. 32 RODO, wdrożył odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, mające na celu zabezpieczenie przetwarzania Danych Osobowych. Opis wdrożonych środków znajduje się w Polityce świadczenia usług. Wydawnictwo Kwantum może w każdym czasie zmienić wdrożone środki, pod warunkiem, że nie będą one zapewniały niższego poziomu ochrony niż środki obowiązujące w momencie zawarcia Umowy. Na uzasadniony wniosek Klienta Wydawnictwo Kwantum przekaże Klientowi dalsze informacje niezbędne Klientowi do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO. Postanowienie §4 ust. 5 zdanie ostatnie stosuje się odpowiednio.
2. Wydawnictwo Kwantum zobowiązuje się do zabezpieczenia Danych Osobowych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą i podejmie wszelkie niezbędne kroki służące zachowaniu w tajemnicy Danych Osobowych oraz sposobu ich zabezpieczenia zgodnie z obowiązującymi przepisami.
3. Wydawnictwo Kwantum oświadcza, że wszystkie osoby upoważnione do przetwarzania Danych Osobowych zobowiązały się do zachowania ich w tajemnicy lub podlegają odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy zgodnie z art. 28 ust. 3 lit. b RODO, a za ich działanie lub zaniechanie Wydawnictwo Kwantum odpowiada jak za swoje własne.
4. Na Kliencie spoczywa obowiązek wykonania żądań osób, których dotyczą Dane Osobowe oraz przygotowania odpowiedzi na te żądania. Wydawnictwo Kwantum zobowiązuje się do wsparcia Klienta, w miarę swoich możliwości i w rozsądnym zakresie, w wywiązywaniu się przez niego z tego obowiązku, w szczególności poprzez zastosowanie odpowiednich i możliwych środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych Klientowi do umożliwienia skorzystania przez osoby z uprawnień przysługujących im na mocy Rozdziału III RODO.
5. Wydawnictwo Kwantum jest zobowiązane do wspierania Klienta w wykonywaniu zadań przewidzianych w art. 32 – 36 RODO w odniesieniu do Usługi, przekazując Klientowi niezbędne informacje. W odniesieniu do wspierania Klienta w prowadzeniu oceny skutków dla ochrony danych (art. 35 RODO) oraz uprzednich konsultacji z organem nadzorczym (art. 36 RODO), Wydawnictwo Kwantum jest zobowiązane udzielić pomocy tylko w takim zakresie, w jakim obowiązki Klienta nie mogą być wypełnione przez Klienta za pomocą innych środków. Wydawnictwo Kwantum poinformuje Klienta o kosztach takiej pomocy i po potwierdzeniu przez Klienta poniesienia tych kosztów, Wydawnictwo Kwantum zapewni wymagane wsparcie.
6. Wydawnictwo Kwantum jest zobowiązane do powiadomienia Klienta bez zbędnej zwłoki:

1. o zobowiązaniu Wydawnictwa Kwantum lub jego podwykonawcy na podstawie prawa Unii Europejskiej lub prawa państwa członkowskiego, któremu podlega, do przetwarzania Danych Osobowych w sposób wykraczający poza polecenia Klienta; w takim przypadku przed rozpoczęciem takiego przetwarzania Wydawnictwo Kwantum poinformuje Klienta o tym obowiązku prawnym, chyba że prawo zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny; w takim przypadku powiadomienie dla Klienta określi wymóg prawny wynikający z prawa Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego;
2. o stwierdzonym naruszeniu ochrony Danych Osobowych przez Wydawnictwo Kwantum lub jego podwykonawcę, które ma wpływ na Dane Osobowe Klienta objęte Umową. W takim przypadku Wydawnictwo Kwantum zobowiązane jest do wsparcia Klienta w zakresie wykonania przez Klienta, w stosownych przypadkach, obowiązków poinformowania organu nadzorczego lub osoby, której dane dotyczą, dostarczając dostępnych dla Wydawnictwa Kwantum informacji zgodnie z art. 33 ust. 3 RODO.

‍

5 Korzystanie z podwykonawców (dalsze powierzenie)

1. W celu zapewnienia prawidłowego świadczenia Usługi, Klient wyraża zgodę na korzystanie przez Wydawnictwo Kwantum z podwykonawców oraz na dalsze powierzenie im przetwarzania Danych Osobowych. Dla uniknięcia wątpliwości oraz nie ograniczając ogólnej zgody udzielonej Wydawnictwu Kwantum w zdaniu poprzednim, Klient wyraża w szczególności zgodę na podwykonawców wskazanych w Załączniku nr 2.
2. Wydawnictwo Kwantum poinformuje Klienta o wszelkich planowanych zmianach w zakresie podwykonawców, na rzecz których będzie dokonywał dalszego powierzenia przetwarzania Danych Osobowych. Poinformowanie Klienta odbywa się za pomocą informacji przekazanej poprzez Konto Klienta i z odpowiednim wyprzedzeniem. Klient ma prawo do wyrażenia sprzeciwu (drogą elektroniczną lub listownie) odnośnie korzystania przez Wydawnictwo Kwantum ze wskazanego podwykonawcy w ciągu 14 dni od otrzymania informacji o planowanej zmianie. Jeśli Klient nie wyrazi sprzeciwu w ciągu 14 dni od otrzymania informacji o planowanej zmianie, uznaje się, że wyraża zgodę na taką zmianę. Po otrzymaniu sprzeciwu Klienta, Wydawnictwo Kwantum ma 30 dni na ustalenie dalszego postępowania w związku z otrzymanym sprzeciwem. Po tym okresie, każda ze Stron może wypowiedzieć Umowę zgodnie z postanowieniami Regulaminu. Niezależnie od powyższego, Wydawnictwo Kwantum zastrzega, że sprzeciw Klienta odnośnie wyboru podwykonawcy może uniemożliwić Klientowi korzystanie z wszystkich funkcjonalności Usługi.
3. Dalsze powierzenie przetwarzania Danych Osobowych może nastąpić wyłącznie w granicach i w celu realizacji Usługi. Wydawnictwo Kwantum oświadcza, że (i) wybrani przez niego podwykonawcy spełniają wszelkie wymogi wynikające z RODO oraz właściwych przepisów o ochronie danych osobowych, (ii) zgodnie z art. 28 ust. 4 RODO zawarł umowy z podwykonawcami w zakresie przetwarzania Danych Osobowych i że zawierają one postanowienia zobowiązujące podwykonawców do analogicznych obowiązków, jakie zostały określone w Umowie wobec Wydawnictwa Kwantum oraz że (iii) standard ochrony danych osobowych obowiązujący u współpracujących z nim podwykonawców jest co najmniej równy standardowi ochrony danych obowiązującej w Wydawnictwie Kwantum. W przypadku, jeśli podwykonawca wybrany przez Wydawnictwo Kwantum znajduje się w kraju trzecim w rozumieniu RODO, Wydawnictwo Kwantum zobowiązane jest do zapewnienia spełnienia warunków określonych w Rozdziale V RODO.

‍

6 Uprawnienia kontrolne Klienta

1. Klientowi przysługuje prawo kontroli zgodności przetwarzania Danych Osobowych przez Wydawnictwo Kwantum z postanowieniami Umowy („Audyt”). Audyt może odbyć się również za pośrednictwem niezależnego audytora upoważnionego przez Klienta, pod warunkiem uprzedniego zawarcia między audytorem a Wydawnictwem Kwantum umowy o zachowaniu poufności.
2. Klient zobowiązuje się, że jako upoważniony audytor nie zostanie wyznaczony podmiot prowadzący pośrednio lub bezpośrednio działalność konkurencyjną w stosunku do działalności prowadzonej przez Wydawnictwo Kwantum. Przez działalność konkurencyjną rozumie się każdą działalność, odpłatną lub nieodpłatną, w kraju lub za granicą, niezależnie od formy prawnej, która jest prowadzona w tym samym lub takim samym zakresie przedmiotowym i skierowana do tego samego kręgu odbiorców, pokrywająca się – chociażby częściowo – z zakresem działalności podstawowej lub ubocznej Wydawnictwa Kwantum lub podmiotów z grupy Wydawnictwa Kwantum na świecie. Dla oceny czy dany podmiot jest konkurencyjny brany pod uwagę będzie nie tylko przedmiot działalności takiego podmiotu wynikający z treści umowy lub innego dokumentu stanowiącego podstawę jego funkcjonowania, ale również przedmiot działalności faktycznie wykonywanej przez ten podmiot. W przypadku zlecenia przeprowadzenia Audytu podmiotom konkurencyjnym w stosunku do Wydawnictwa Kwantum, Wydawnictwo Kwantum jest uprawnione do odmowy przeprowadzenia Audytu do czasu wyznaczenia innego podmiotu przeprowadzającego Audyt w imieniu Klienta lub do czasu ustalenia dalszego sposobu postępowania pomiędzy Wydawnictwem Kwantum a Klientem.
3. Audyt podlega następującym warunkom: (i) może dotyczyć jedynie Danych Osobowych powierzonych do przetwarzania Wydawnictwu Kwantum na podstawie Umowy i będzie ograniczony do siedziby Wydawnictwa Kwantum i urządzeń służących do przetwarzania Danych Osobowych oraz personelu zaangażowanego w czynności przetwarzania objęte zakresem Umowy; (ii) będzie prowadzony sprawnie i tak szybko jak to jest możliwe, nie dłużej niż przez 2 dni robocze (iii) będzie odbywać się nie częściej niż raz w roku, chyba że Audyt jest wymagany zgodnie z wymogami prawa lub przez właściwy organ nadzorczy, bądź też ma miejsce niezwłocznie po stwierdzeniu istotnego naruszenia Danych Osobowych przetwarzanych na podstawie Umowy, (iv) może być wykonywany w zwykłych godzinach pracy Wydawnictwa Kwantum, w sposób nie zakłócający działalności gospodarczej Wydawnictwa Kwantum i zgodnie z politykami bezpieczeństwa Wydawnictwa Kwantum; (v) Klient powiadomi Wydawnictwo Kwantum o zamiarze przeprowadzenia Audytu drogą elektroniczną lub listownie co najmniej na 14 dni roboczych przed planowanym terminem Audytu. W przypadku niezależnej od Wydawnictwa Kwantum niemożliwości przeprowadzenia Audytu w planowanym terminie lub innych niespodziewanych przeszkód, Wydawnictwo Kwantum powiadomi Klienta o takich okolicznościach i zaproponuje nowy termin Audytu, nie później jednak niż w ciągu 7 dni roboczych od terminu wskazanego przez Klienta; (vi) Klient ponosi wszelkie koszty wynikające z lub poniesione w związku z Audytem, z wyjątkiem przypadków, w których ujawnione zostanie poważne naruszenie zasad bezpieczeństwa Danych Osobowych, dotyczące lub zagrażające Danym Osobowym Klienta; (vii) Audyt nie może zmierzać ani prowadzić do ujawnienia tajemnic prawnie chronionych (w tym tajemnicy przedsiębiorstwa Wydawnictwo Kwantum). Klient jest zobowiązany do utworzenia raportu z Audytu podsumowującego ustalenia z tego audytu. Raport zostanie przekazany Wydawnictwu Kwantum i będzie stanowić informacje poufne o Wydawnictwu Kwantum, które nie mogą być ujawniane stronom trzecim bez zgody Wydawnictwa Kwantum, chyba że wymaga tego obowiązujące prawo.
4. W przypadku posiadania przez Wydawnictwo Kwantum certyfikacji, o której mowa w art. 42 RODO lub stosowania kodeksu postępowania, o którym mowa w art. 40 RODO, uprawnienia kontrolne Klienta mogą być realizowane również poprzez odwołanie się przez Wydawnictwa Kwantum do wyników monitorowania zasad certyfikacji lub kodeksu postępowania. W takim wypadku, Audyt będzie dotyczyć jedynie kwestii, które nie mogą zostać dostatecznie wyjaśnione poprzez przedstawienie takich wyników przez Wydawnictwo Kwantum.

‍

7 Zwrot lub usunięcie danych osobowych

1. Po zakończeniu stosunku powierzenia przetwarzania Danych Osobowych, Wydawnictwo Kwantum wedle decyzji Klienta, usunie Dane Osobowe (usuwając wszystkie istniejące kopie Danych Osobowych) lub zwróci je Klientowi (o ile będzie to możliwe wraz z nośnikami, na których są one przechowywane), chyba że prawo nakazuje lub upoważnia Wydawnictwo Kwantum do przechowywania danych osobowych w oparciu o niezależną podstawę prawną przez dłuższy okres. W przypadku nieotrzymania przez Wydawnictwo Kwantum oświadczenia, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, drogą elektroniczną lub listownie, w terminie 5 dni od zakończenia stosunku powierzenia Danych Osobowych, uznaje się, że Klient żąda usunięcia powierzonych Danych Osobowych. W przypadku wyboru zwrócenia Danych Osobowych, Wydawnictwo Kwantum przekaże lub umożliwi Klientowi pobranie danych w powszechnie używanym formacie służącym do zapisu maszynowego.
2. Klient może uzyskać kopię przetwarzanych Danych Osobowych w trakcie korzystania z Usługi świadczonej zgodnie z Regulaminem, lecz nie później niż w ciągu 60 (sześćdziesięciu) dni po dezaktywacji Konta, w czasie których Dane Osobowe będą przetwarzane przez Wydawnictwo Kwantum wyłącznie w celu ewentualnej reaktywacji konta przez Klienta. Wydawnictwo Kwantum zobowiązuje się do przetwarzania Danych Osobowych w czasie 60 (sześćdziesięciu) dni po dezaktywacji Konta jedynie poprzez przechowywanie Danych Osobowych na rzecz Klienta z wyłączeniem jakichkolwiek innych operacji na tych Danych, z zastrzeżeniem odmiennych obowiązków Wydawnictwa Kwantum wskazanych w obowiązujących przepisach prawa lub nałożonych na Wydawnictwo Kwantum przez uprawnione organy. Po upływie tego terminu Dane Osobowe zostaną usunięte z bazy głównej i nie będzie możliwe ich odzyskanie.

‍

8 Odpowiedzialność

1. Odpowiedzialność kontraktowa oraz deliktowa Wydawnictwa Kwantum ograniczona jest do bezpośrednich strat poniesionych przez Klienta. Wydawnictwo Kwantum nie ponosi odpowiedzialności za utracone korzyści, niezależnie od ich źródła, z wyjątkiem przypadków winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa.
2. Całkowita odpowiedzialność Wydawnictwa Kwantum, niezależnie od liczby i podstawy roszczeń Klienta ograniczona jest do równowartości opłaty za 10 (dziesięć) e-doręczeń, zapłaconej przez Klienta za Usługę bezpośrednio poprzedzającym datę, w której doszło do zdarzenia wywołującego szkodę, z wyłączeniem kwot składających się na opłaty instalacyjne lub wszelkiego rodzaju opłaty dodatkowe. Klient zwalnia Wydawnictwo Kwantum z wszelkich zobowiązań przekraczających powyższe ograniczenie.
3. Wydawnictwo Kwantum nie ponosi odpowiedzialności za nienależyte wykonanie lub niewykonanie Umowy wskutek Siły Wyższej.
4. Strony zgodnie postanawiają, że Klient jest odpowiedzialny za zaspokojenie roszczeń osób, których Dane Osobowe są przetwarzane, z tytułu szkód wywołanych na skutek nieprawidłowego przetwarzania Danych Osobowych w ramach Umowy, chyba że wykaże, że szkoda wynikła z wyłącznej winy Wydawnictwa Kwantum lub jego podwykonawców. W przypadku niewykazania powyższego, Klient ma obowiązek bezwarunkowego zwolnienia Wydawnictwa Kwantum z odpowiedzialności z tytułu wszelkich roszczeń zgłaszanych przez podmioty, których Dane Osobowe przetwarza Wydawnictwo Kwantum na podstawie Umowy, w związku z przetwarzaniem tych danych w ramach Umowy. W przypadku wszczęcia postępowania sądowego przeciwko Wydawnictwu Kwantum, Klient ma obowiązek na żądanie Wydawnictwa Kwantum wstąpić do takiego postępowania w charakterze strony i przejąć odpowiedzialność z tytułu zgłoszonego roszczenia.

‍

9 Postanowienia końcowe

1. Strony zgodnie potwierdzają, że z zastrzeżeniem wyjątków wskazanych w Umowie, wynagrodzenie Wydawnictwa Kwantum z tytułu czynności realizowanych w ramach Umowy uwzględnione jest w wynagrodzeniu należnym z tytułu świadczenia Usługi na rzecz Klienta.
2. Umowa została zawarta na czas nieokreślony, z zastrzeżeniem, że Umowa ulega rozwiązaniu najpóźniej z dniem usunięcia lub zwrotu Danych Osobowych stosownie do postanowień §7 Umowy.
3. Umowa zastępuje wszelkie istniejące między Stronami porozumienia dotyczące powierzenia Danych Osobowych, które Strony zawarły wcześniej w związku z Usługą, niezależnie od formy takich porozumień.
4. Zmiany Umowy wymagają formy pisemnej, w tym formy elektronicznej.
5. Wszelka komunikacja pomiędzy stronami Umowy będzie odbywała się wyłącznie na adresy wymienione poniżej:

1. Wydawnictwo Kwantum – [email protected]
2. Klient – adres email używany przez Klienta do logowania do Konta.

1. Prawem obowiązującym dla Umowy jest prawo Regulaminu. W sprawach nieuregulowanych w Umowie zastosowanie będą mieć przepisy RODO oraz inne właściwe przepisy prawa polskiego, a także postanowienia Polityki Prywatności oraz Regulaminu. Terminy pisane wielką literą (np. Kontakty, Siła Wyższa itp.), niezdefiniowane w Umowie, mają znaczenie nadane im w Regulaminie. W przypadku niezgodności zapisów Regulaminu z Umową, zapisy Umowy w odniesieniu do ochrony danych osobowych mają przeważające znaczenie.
2. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze Stron.

‍

Załącznik 1 – Opis przetwarzania Danych Osobowych

1 Cel przetwarzania powierzonych Danych

Dane Osobowe będą przetwarzane przez Wydawnictwo Kwantum w celu korzystania przez Klienta z Usługi świadczonej przez Wydawnictwo Kwantum.

2 Charakter i czynności przetwarzania

Przetwarzanie przez Wydawnictwo Kwantum będzie miało charakter zautomatyzowany oraz niezautomatyzowany. Przetwarzanie Danych Osobowych przez Wydawnictwo Kwantum następować będzie przy wykorzystaniu systemów informatycznych dostarczanych w ramach Usługi i obejmować będzie następujące czynności przetwarzania: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie, wykonywanie kopii zapasowych Danych Osobowych, a także inne operacje niezbędne do realizacji Usługi.

W ramach przetwarzania Danych Osobowych Wydawnictwo Kwantum będzie komunikowało się w imieniu Klienta bezpośrednio z osobami, których dane dotyczą.

Wydawnictwo Kwantum udostępnienia Klientowi narzędzia Usługi do wykorzystania w celu przetwarzania Danych Osobowych. Wydawnictwo Kwantum nie ma wpływu na zakres Danych Osobowych przetwarzanych przez Klienta w Usłudze, nie ustala celów i sposobów ich przetwarzania i nie monitoruje zakresu takich Danych.

3 Kategorie osób, których dotyczą dane

Klient powierza Wydawnictwu Kwantum przetwarzanie Danych Osobowych następujących kategorii osób:

• Osoby zaproszone do Usługi;

Co do zasady, Usługa nie jest przeznaczona do przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 9 RODO, danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa o których mowa w art. 10 RODO, ani też danych osobowych dzieci. Jednakże, decyzja co do zakresu danych, które Klient przekazuje Wydawnictwu Kwantum w Usłudze należy do Klienta. Decydując się umieścić w usłudze takie dane, Klient potwierdza, że środki zabezpieczeń wdrożone przez Wydawnictwo Kwantum są w jego ocenie wystarczające do ochrony powierzonych Danych Osobowych.

4 Kategorie powierzonych Danych Osobowych

Klient powierza Wydawnictwu Kwantum do przetwarzania następujące kategorie Danych Osobowych:

• w odniesieniu do Osób zaproszonych do Usługi: adres e-mail.
  Usługa daje możliwość przetwarzania również dodatkowych informacji, tj.:

• imię i nazwisko
• numer telefonu kontaktowego

‍

Załącznik 2 – Lista podwykonawców Wydawnictwa Kwantum

Podczas świadczenia Usługi, Wydawnictwo Kwantum korzysta ze wsparcia spółek z grupy przedsiębiorstw Wydawnictwa Kwantum oraz zewnętrznych podwykonawców. Podwykonawcy wskazani poniżej świadczą usługi obejmujące niektóre funkcjonalności Usługi, wsparcia w obsłudze Klienta.

Firma Podwykonawcy: GetResponse Sp. z o.o. z siedzibą w Polsce

Firma Podwykonawcy: Mailchimp z siedzibą w USA

Firma Podwykonawcy: Digital Virgo S.A z siedzibą w Polsce

‍

‍